Comment préparer l’arrivée d’un stagiaire ?

Cela va peut-être vous surprendre, mais la première étape pour bien accueillir un stagiaire s’effectue bien en amont de son arrivée. Gardez en tête que ce stage impactera la future carrière de cette recrue, il faut donc en prendre soin.

Si vous n’avez jamais eu de stagiaire, pas de panique. Vous partez de zéro.
Ok, ça va vous demander un petit travail d’organisation. L’avantage c’est que d’un stagiaire à l’autre, vous allez pouvoir capitaliser. Alors, comment bien préparer l’arrivée d’un stagiaire ?

1. Définir les missions et les responsabilités

Réfléchissez à l‘ensemble des éléments qu’il faut communiquer au stagiaire pour qu’il soit opérationnel :

Définissez les missions et les responsabilités que vous allez lui confier (Cela dépendra bien sûr du niveau du stagiaire).

2. Structurer le stage

Structurez l’ensemble de son stage pour qu’il visualise sa montée en compétences, que ça donne du sens et du contexte à son expérience.

Avoir listé le parcours d’évolution du stagiaire sur les 4 à 6 prochains mois c’est avoir un suivi pas à pas de sa progression et une check-list de ce qu’il doit apprendre. Pour lui, c’est sécurisant de voir que l’entreprise a pensé à tout

3. Être un bon maître de stage

En effet, encadrer un stagiaire demande une bonne dose de pédagogie, de patience et une forte envie de transmettre son savoir.

4. Prévenir vos collaborateurs

Envoyez un email à tous les collaborateurs de l’entreprise pour les préparer l’arrivée d’un stagiaire en mentionnant les informations clés : prénom et nom de la personne recrutée, la date d’arrivée, ses missions, le nom de son tuteur, etc.

Pensez également à mentionner l’information dans la newsletter ou le journal interne.)

5. Donner un espace de travail

Réservez-lui un espace de travail convenable et agréable et rassemblez tout le matériel nécessaire à la réalisation de ses missions (ordinateur, fournitures de bureau, téléphone, casque, etc.).

Demandez aussi les accès réseau pour les dossiers auxquels le stagiaire devra pouvoir se connecter.
Préparez son premier jour en tant que maître de stage car lorsque l’on est stagiaire, on appréhende souvent le premier jour. Raison de plus pour que celui-ci soit le plus intéressant possible.

6. Reprendre contact quelques jours avant...

Reprenez contact avec lui quelques jours avant. Vous pouvez soit l’appeler, soit lui envoyer un mail récapitulatif de pré-intégration contenant toutes les informations utiles pour le 1er jour de stage. Cela permet de structurer le stage, c’est bien apprécié et ça met en confiance le stagiaire.

Pour être efficace, ce contact devra contenir :

• La date et l’heure d’intégration
• Le lieu exact où il doit se rendre pour rencontrer le tuteur
• le dress code 
• L’environnement (ex : la pause du midi (expliquer que le 1er jour, c’est repas d’équipe ou expliquer qu’à proximité, il y a de quoi se restaurer, etc.
• Le programme de la journée
• Les éventuelles personnes qu’il va rencontrer et/ou si des rdv sont déjà fixés

Vous êtes désormais prêt à préparer l’arrivée d’un stagiaire. Réussir un bon onboarding permet une meilleure intégration dans votre équipe et augmente l’efficacité de votre stagiaire ! Maintenant que vous en savez plus sur cette étape, nous pouvons désormais passer aux conseils pour le premier jour du stagiaire.