Vous êtes sur le point d’accueillir un nouveau stagiaire dans votre entreprise et cela ne s’improvise pas : vous allez devoir apprendre à l’encadrer correctement. En acceptant d’être maître de stage, vous vous engagez à être disponible et à former un stagiaire au mieux. Car le stagiaire a autant besoin de vous que vous avez besoin de lui. Grâce à cet article, vous aurez tout en main pour accompagner votre futur stagiaire efficacement et pour faire de celui-ci quelqu’un de reconnaissant.

1. Choisissez le maître de stage

La convention de stage est un document officiel qui doit être signé par 3 parties : le stagiaire, l’établissement scolaire et le maître de stage. Pour se faire, l’entreprise va devoir désigner un maître de stage qui sera la personne de référence du stagiaire. Elle se chargera du suivi de celui-ci tout au long de l’aventure et il l’évaluera à la fin du stage.

2. Apprenez à connaître le stagiaire

Le jour de son arrivée, planifiez une réunion avec le stagiaire en face à face, en début de matinée, afin de faire connaissance avec lui et voir ce qu’il a déjà acquis comme compétences. De la sorte, vous pourrez définir précisément les missions qui lui correspondent, qui lui permettront de s’épanouir et qui pourront bénéficier à l’entreprise. Si les missions qui lui sont attribuées ont du sens pour lui, il sera d’autant plus motivé et il  contribuera volontiers à l’épanouissement de l’entreprise.

3. Faites-lui découvrir l'agence

Le stagiaire doit impérativement connaître la place qu’il occupe au sein de l’entreprise. Faites un tour de l’agence avec lui pour lui présenter chaque département et montrez-lui ceux avec lesquels il travaillera ou sera en contact. Profitez-en pour l’introduire auprès de chaque personne de la team. Cela le mettra à l’aise et le rassurera. S’il a déjà pu échanger quelques mots avec les différentes personnes de l’équipe, il s’intégrera plus facilement ensuite.    

4. Fixez des objectifs et des deadlines

Il est primordial que le stagiaire sache quels sont les objectifs à atteindre et avec quelles deadlines. Il doit avoir ces précisions pour pouvoir établir son propre planning et comprendre exactement son rôle et sa contribution aux différents projets de l’entreprise. Tout doit être bien clair pour lui.

5. Prenez le temps

Il est tout à fait normal, surtout au début, que le stagiaire ait des questions à vous poser. Prenez le temps de l’écouter et de lui répondre pour qu’il se sente en confiance en tant que maître de stage. Venez le voir de temps en temps, demandez-lui si tout est clair et jetez un coup d’œil sur ce qu’il fait. Le temps que vous prenez pour bien former un stagiaire au début est très bénéfique car cela va permettre au stagiaire de devenir autonome plus rapidement que si vous le laissez seul dans son coin.

6. Soyez disponible

Dites bien à votre stagiaire qu’il ne doit pas hésiter à venir vous trouver s’il a des questions à  poser, surtout au tout début du stage lorsqu’il n’a pas encore pris tous ses repères. Si vous ne voulez pas être tout le temps distrait, organisez un petit meeting en début de matinée pour fixer les objectifs de la journée. Rappelez régulièrement au stagiaire qu’il peut vous demander de l’aide lorsque c’est nécessaire.

7. Prévoyez une tâche continue

Il arrivera que votre stagiaire ait réalisé toutes les tâches que vous attendiez de lui et qu’il se trouve alors dans une phase d’attente de votre feedback. Faites en sorte qu’il ne s’ennuie pas et prévoyez, à l’avance, une tâche continue sur laquelle il pourra toujours avancer seul. En effet, vous ne serez pas toujours disponible au moment où il a besoin de vous. C’est la raison pour laquelle vous devez anticiper en tant que maître de stage. Veillez à lui donner une tâche valorisante ; il est hors de question qu’il ait l’impression de travailler pour rien !

8. Donnez un feedback

Lorsque le stagiaire a terminé une tâche qui lui a été assignée, demandez-lui de vous présenter le fruit de son travail. Dites-lui ce qui est positif et ce qui a moins bien été et pour quelle(s) raison(s). Il pourra alors retravailler dessus et vous montrer ensuite l’évolution de son travail jusqu’à atteindre le résultat souhaité. C’est une étape importante pour former un stage efficacement.

9. Écoutez-le

Prenez une demi-heure de votre temps, par exemple les vendredis après-midi, pour avoir un moment de partage avec votre stagiaire. Discutez avec lui du stage, de son ressenti, de ses éventuelles angoisses, etc. Il est important que vous le laissiez s’exprimer sans intervenir directement. Pour cela, veillez à instaurer une relation de confiance avec lui, et ce, dès le départ. Ensuite, réagissez à ce qu’il vient de dire : donnez-lui un retour sur son travail en mettant l’accent sur les points positifs et expliquez-lui comment il pourrait améliorer certaines choses.

10. Prenez-le sur le terrain

Si l’occasion se présente, partez en excursion avec votre stagiaire, que ce soit pour un rendez-vous, une interview ou toute autre chose. Il sera ravi d’être de sortie et de pouvoir partager ce moment avec vous et les personnes rencontrées. Ce sont des expériences inoubliables et cela permet de casser un peu la routine.

11. Aidez-le à grandir professionnellement

Si ce n’est pas encore fait, essayez de convaincre votre stagiaire de s’inscrire sur les différents réseaux sociaux professionnels, en particulier LinkedIn. Le moment est venu pour lui de se créer un réseau et de le faire grandir jour après jour afin d’avoir un profil robuste lorsqu’il commencera à chercher du boulot. N’hésitez pas à le mettre en contact avec des personnes de votre réseau et à recommander ses compétences. Gardez un contact avec lui après le stage tel que, il se souviendra de vous comme un maître de stage génial !

Vous avez trouvé de bons candidats à embaucher pour un stage, voire plus, si affinité ? Mais vous voulez être assuré de détenir un profil aussi bon sur le terrain que sur le papier ? L’entretien de stage est la solution pour dissiper un doute éventuel. Il faut cependant savoir quelles questions à poser pour viser juste et faire mouche. Ici, vous êtes au bon endroit ! Cet article vous donne les 7 questions types à poser au potentiel stagiaire ou employé pour le pousser dans ses retranchements et voir ce qu’il a dans le ventre. 

L'importance d'un bon entretien de stage

Un stagiaire motivé et efficace est un véritable atout pour votre entreprise. Vous avez un jeune assoiffé de savoir et d’expérience à votre disposition, prêt à réaliser les tâches intéressantes qui lui seront proposées, vous laissant ainsi le temps de vous focalisez sur autre chose. Et si ce n’était déjà pas suffisant, être maître de stage et former ainsi un interne va vous permettre de développer des compétences de manager et de leadership. Pour réaliser cela, lors de l’entretien, il va falloir être aussi intransigeant qu’un videur de boîte de nuit. Voici 7 questions à poser au candidat :

1. Que savez-vous de nous ?

Google est un outil gratuit et tous vos candidats y ont accès. Alors, s’il est motivé, il aura fait des recherches sur votre entreprise. Posez-lui quelques questions pour savoir ce qu’il sait de votre entreprise.

2. Vous travaillez mieux en solo ou en équipe ?

C’est une bonne question pour cerner le personnage. Il est toujours plus agréable de travailler avec quelqu’un qui apprécie le travail en groupe, ou du moins n’a rien contre, plutôt qu’avec un solitaire qui ne communique pas beaucoup. Tout dépend de la nature du poste proposé. Il faut que les affinités du candidat correspondent idéalement au style de travail. Embaucher un candidat dont le profil ne convient pas n’est pas une bonne idée.

3. Où vous voyez-vous dans cinq ans ?

Rien de plus efficace qu’un stagiaire ambitieux et motivé à aller le plus loin possible ! Les objectifs doivent cependant être clairs et pouvoir se réaliser dans le même secteur. Le stage représente une opportunité pour le candidat et votre entreprise doit lui permettre de tendre vers ces objectifs. Cette projection vous permet d’en savoir plus pour envisager une éventuelle collaboration post-stage avec le stagiaire.

4. Quelles compétences souhaitez-vous acquérir et quelles sont celles que vous pouvez nous apporter ?

Vous allez déterminer ce que le postulant et vous-même pourrez vous apporter mutuellement. Vous préparerez plus efficacement le stage en voyant sur quelles compétences il faudra mettre l’accent afin de mettre ses skills actuels en lumière et développer ceux qu’il souhaite accroître. C’est du win-win.

5. Quelles sont vos attentes pour ce stage ?

Voici une bonne manière de savoir si vous êtes sur la même longueur d’onde, si le candidat a bien compris les valeurs de l’entreprise et les missions qu’il va devoir réaliser. La rémunération et les horaires peuvent aussi être mis sur le tapis. Si vous êtes au clair sur ces points, vous pourrez commencer sur les chapeaux de roues. Sinon, il faudra trouver un terrain d’entente ou, dans le pire des scénarios, ne pas poursuivre avec ce candidat.

6. Y a-t-il un sujet que vous voulez aborder et dont nous n’avons pas encore parlé ?

Ainsi, si le candidat a quelque chose à dire ou une question particulière dont il n’a pas pu nécessairement parler jusqu’ici, il se sentira à l’aise pour jouer carte sur table, pour prévenir d’un quelconque problème ou pour se mettre en avant.

7. Avez-vous encore des questions ?

Ceci met un terme à l’entretien de stage. Si le postulant n’a aucune question à poser, il se peut qu’à l’issue d’un long entretien, il n’existe plus de zone d’ombre ; dans ce cas, ce n’est pas un mauvais présage. Sinon, en fonction des remarques pertinentes. Vous pourrez rapidement voir si le postulant est intéressé par l’opportunité du stage.

Vous êtes désormais armé pour affronter votre potentiel stagiaire lors de l’entretien de stage. Ne vous basez pas seulement sur les questions à poser ci-dessus ; soyez créatif. Ces questions mènent le jeune en- dehors de sa zone de confort et vous permettent de juger de sa force d’improvisation et de se maîtrise de soi.

Il est impératif que celui qui réalise un feedback le fasse avec l’intention consciente d’être constructif. Et c’est précisément pour cela que tout feedback est lié à un objectif spécifique d’amélioration. C’est à ce prix qu’un feedback permettra d’améliorer la performance des stagiaires en entreprise.

1. Pourquoi donner
un feedback ?

Un bon feedback permet de donner et de recevoir des informations sur sa performance de stagiaire et, par là même, de s’inscrire dans un cycle d’amélioration motivant.

2. Doit-on donner un feedback négatif ou positif ?

Donner un feedback négatif, si l’on s’y emploie bien, est tout à fait constructif. Néanmoins il est primordial de créer également une culture du feedback positif. Celui-ci permet de faire du renforcement positif et de créer une dynamique positive de travail.

3. Comment se réalise
un bon feedback ?

• Étape 1 : Donner les points positifs. Le manager commence par développer les aspects positifs du stagiaire sur un cas spécifique.

• Étape 2 : Donner les points d’amélioration. Il s’agit de souligner les points faibles du stagiaire d’une manière assez directe tout en étant dans un état d’esprit bienveillant.
  On évitera dès lors tout jugement sur la personne pour privilégier le retour objectif sur une situation précise. Ensuite, il faut apporter des précisions, être le plus factuel possible pour que le stagiaire comprenne bien ce qui n’a pas fonctionné. Enfin, pour que les exemples cités restent pertinents, il est important de faire le feedback dans un laps de temps assez court après le rendu, pour que le stagiaire puisse se dire qu’il peut encore travailler dessus.

• Étape 3 : La recherche de solutions. C’est grâce à cette étape qu’un feedback devient véritablement constructif car l’on propose des pistes d’actions à mettre en place. Dans certains cas, le manager peut donner des solutions et indiquer au stagiaire des actions correctives. Une autre piste consiste à co-construire une solution à deux en posant clairement ce qui ne fonctionne pas, en clarifiant l’objectif de chacune des parties et en réfléchissant à des solutions.

Grâce à ces conseils pouvez-vous maintenant réaliser un feedback
pour le stagiaire ?

En poussant les portes de la société, le stagiaire ne va pas se mettre immédiatement au travail. Il aura une phase d’adaptation.
Le scénario d’accueil pour le premier jour du stagiaire est assez classique.

Le voici exposé en quelques points.

1. Accueillir le stagiaire

Le maitre de stage lui explique (autour d’un café) le déroulement de la journée. Il fait le tour du propriétaire en présentant les locaux, mais surtout l’équipe et chaque référent-métier qu’il sera amené à revoir lors de son stage. Le stagiaire se sentira tout de suite plus à l’aise, et déjà un peu intégré.

2. Présenter le fonctionnement de l’entreprise

Il lui montre son bureau et règle les dernières questions administratives (s’il y en a). Il présente l’organisation de l’unité qui accueille le stagiaire, les outils et méthodes de travail, ainsi que les coutumes de la société.

3. Exposer le programme du stage

Il présente fait le point sur les attentes de l’entreprise pour ce stage. Il échange avec lui autour de son mémoire à rendre à l’école, car selon les problématiques à traiter, cela doit s’inclure pleinement dans son stage (exemple : interviewer des opérationnels, faire passer des questionnaires, etc.) et cela prend du temps à organiser.

4. Inviter le stagiaire à luncher

Il propose au stagiaire de venir déjeuner avec lui et les membres de son équipe.
Pendant le déjeuner, le stagiaire va pouvoir rencontrer et connaître des personnes qui peuvent le conseiller, l’aiguiller. C’est également un moyen de se faire ses premiers contacts, toujours utile pour la suite.

5. Prévoir un échange en fin de journée

Le tuteur prévoit une petite entrevue afin de clôturer le premier jour du stagiaire pour connaître son ressenti ; ce qu’il a aimé ; ce qui l’a étonné, valider son programme du stage et pour répondre à d’éventuelles questions qu’il se pose.

C’est une bonne manière de nourrir la relation dès le début !

En résumé

Faites pour un stagiaire ce que vous feriez pour accueillir un nouveau salarié dans votre entreprise.
Il se sentira impliqué et sera plus efficace, ce qui est tout à votre avantage.

Ces quelques conseils devraient sans aucun doute vous permettre de bien accueillir le stagiaire et ceux à venir. Préparer un feedback après la première journée de stage est essentiel, nous vous en parlons dans l’article comment réaliser un bon feedback.

Cela va peut-être vous surprendre, mais la première étape pour bien accueillir un stagiaire s’effectue bien en amont de son arrivée. Gardez en tête que ce stage impactera la future carrière de cette recrue, il faut donc en prendre soin.

Si vous n’avez jamais eu de stagiaire, pas de panique. Vous partez de zéro.
Ok, ça va vous demander un petit travail d’organisation. L’avantage c’est que d’un stagiaire à l’autre, vous allez pouvoir capitaliser. Alors, comment bien préparer l’arrivée d’un stagiaire ?

1. Définir les missions et les responsabilités

Réfléchissez à l‘ensemble des éléments qu’il faut communiquer au stagiaire pour qu’il soit opérationnel :

Définissez les missions et les responsabilités que vous allez lui confier (Cela dépendra bien sûr du niveau du stagiaire).

2. Structurer le stage

Structurez l’ensemble de son stage pour qu’il visualise sa montée en compétences, que ça donne du sens et du contexte à son expérience.

Avoir listé le parcours d’évolution du stagiaire sur les 4 à 6 prochains mois c’est avoir un suivi pas à pas de sa progression et une check-list de ce qu’il doit apprendre. Pour lui, c’est sécurisant de voir que l’entreprise a pensé à tout

3. Être un bon maître de stage

En effet, encadrer un stagiaire demande une bonne dose de pédagogie, de patience et une forte envie de transmettre son savoir.

4. Prévenir vos collaborateurs

Envoyez un email à tous les collaborateurs de l’entreprise pour les préparer l’arrivée d’un stagiaire en mentionnant les informations clés : prénom et nom de la personne recrutée, la date d’arrivée, ses missions, le nom de son tuteur, etc.

Pensez également à mentionner l’information dans la newsletter ou le journal interne.)

5. Donner un espace de travail

Réservez-lui un espace de travail convenable et agréable et rassemblez tout le matériel nécessaire à la réalisation de ses missions (ordinateur, fournitures de bureau, téléphone, casque, etc.).

Demandez aussi les accès réseau pour les dossiers auxquels le stagiaire devra pouvoir se connecter.
Préparez son premier jour en tant que maître de stage car lorsque l’on est stagiaire, on appréhende souvent le premier jour. Raison de plus pour que celui-ci soit le plus intéressant possible.

6. Reprendre contact quelques jours avant...

Reprenez contact avec lui quelques jours avant. Vous pouvez soit l’appeler, soit lui envoyer un mail récapitulatif de pré-intégration contenant toutes les informations utiles pour le 1er jour de stage. Cela permet de structurer le stage, c’est bien apprécié et ça met en confiance le stagiaire.

Pour être efficace, ce contact devra contenir :

• La date et l’heure d’intégration
• Le lieu exact où il doit se rendre pour rencontrer le tuteur
• le dress code 
• L’environnement (ex : la pause du midi (expliquer que le 1er jour, c’est repas d’équipe ou expliquer qu’à proximité, il y a de quoi se restaurer, etc.
• Le programme de la journée
• Les éventuelles personnes qu’il va rencontrer et/ou si des rdv sont déjà fixés

Vous êtes désormais prêt à préparer l’arrivée d’un stagiaire. Réussir un bon onboarding permet une meilleure intégration dans votre équipe et augmente l’efficacité de votre stagiaire ! Maintenant que vous en savez plus sur cette étape, nous pouvons désormais passer aux conseils pour le premier jour du stagiaire.

La plupart des stagiaires qui passent par votre entreprise ont contribué à son succès.
En tant que représentant et gestionnaire de l’entreprise, vous pouvez faire la différence lors de votre départ et montrer à quel point chacun est important pour vous, quel que soit son poste.

Alors, que devez-vous faire lorsque votre stagiaire part?

1. Réaliser un bilan

Après quelques semaines/mois passés ensemble, vous avez sûrement fait plusieurs points avec lui. Les derniers jours constituent une période propice au bilan qui permettra au stagiaire de faire un point complet sur les compétences qu’il a pu développer lors des semaines/mois précédents. 

Il ne faut pas hésiter à être sincère dans ce que l’on a ressenti de son travail. On peut tout se dire, tant qu’on y met la forme. On énumère les qualités (ça fait toujours plaisir) mais aussi les axes d’amélioration.

2. Rédiger un feedback

Il peut être également opportun pour votre société de lui proposer de rédiger un feedback sur ce qu’il a ressenti de la culture d’entreprise du management de son tuteur etc. Dans ce rapport d’étonnement, il pourra exposer ce qui l’a surpris au sein de votre organisation et ce qui pourrait être amélioré.

3. Des perspectives pour le futur ?

Mais, la fin d’un stage ne signifie pas qu’une porte se ferme définitivement. C’est aussi pour vous l’occasion de poser les bases d’une relation qui s’étendra peut-être sur la durée avec l’entreprise, pourquoi pas en collaborant.

4. Organiser une passation ?

Si vous changez de stagiaire, idéalement, il faudrait que les deux stagiaires passent une semaine ensemble pour pouvoir discuter en direct et se poser toutes les questions nécessaires. Néanmoins, il faut que le stagiaire sortant prépare des documents de passation écrits pour donner toutes les informations à son successeur pour réussir.

5. Prévoir un pot de départ

Très important, c’est d’ailleurs un des moments préféré du stagiaire : il va enfin pouvoir fêter ses moments de dur labeur
passés à vos côtés dans votre entreprise !
(Attention ! Il faut bien se mettre d’accord sur qui le prépare en amont : la RH, le tuteur, les collègues, le boss ou le stagiaire
lui-même ?).

6. Passer le dernier jour

On ne va pas se mentir, ce n’est pas le jour le plus productif pour le stagiaire qui s’en va.
Néanmoins, si vous avez une semaine de passation physique, il peut consacrer cette dernière journée au nouvel arrivant. Sinon, il peut peaufiner les derniers documents de passation.

L’heure du départ de votre stagiaire est bientôt arrivée… Vous êtes prêt à clôturer ce stage en beauté ?
Il est déjà temps pour vous de penser à recruter votre prochain stagiaire sur Student for Monday.