Comment former un stagiaire efficacement ?

Vous êtes sur le point d’accueillir un nouveau stagiaire dans votre entreprise et cela ne s’improvise pas : vous allez devoir apprendre à l’encadrer correctement. En acceptant d’être maître de stage, vous vous engagez à être disponible et à former un stagiaire au mieux. Car le stagiaire a autant besoin de vous que vous avez besoin de lui. Grâce à cet article, vous aurez tout en main pour accompagner votre futur stagiaire efficacement et pour faire de celui-ci quelqu’un de reconnaissant.

1. Choisissez le maître de stage

La convention de stage est un document officiel qui doit être signé par 3 parties : le stagiaire, l’établissement scolaire et le maître de stage. Pour se faire, l’entreprise va devoir désigner un maître de stage qui sera la personne de référence du stagiaire. Elle se chargera du suivi de celui-ci tout au long de l’aventure et il l’évaluera à la fin du stage.

2. Apprenez à connaître le stagiaire

Le jour de son arrivée, planifiez une réunion avec le stagiaire en face à face, en début de matinée, afin de faire connaissance avec lui et voir ce qu’il a déjà acquis comme compétences. De la sorte, vous pourrez définir précisément les missions qui lui correspondent, qui lui permettront de s’épanouir et qui pourront bénéficier à l’entreprise. Si les missions qui lui sont attribuées ont du sens pour lui, il sera d’autant plus motivé et il  contribuera volontiers à l’épanouissement de l’entreprise.

3. Faites-lui découvrir l'agence

Le stagiaire doit impérativement connaître la place qu’il occupe au sein de l’entreprise. Faites un tour de l’agence avec lui pour lui présenter chaque département et montrez-lui ceux avec lesquels il travaillera ou sera en contact. Profitez-en pour l’introduire auprès de chaque personne de la team. Cela le mettra à l’aise et le rassurera. S’il a déjà pu échanger quelques mots avec les différentes personnes de l’équipe, il s’intégrera plus facilement ensuite.    

4. Fixez des objectifs et des deadlines

Il est primordial que le stagiaire sache quels sont les objectifs à atteindre et avec quelles deadlines. Il doit avoir ces précisions pour pouvoir établir son propre planning et comprendre exactement son rôle et sa contribution aux différents projets de l’entreprise. Tout doit être bien clair pour lui.

5. Prenez le temps

Il est tout à fait normal, surtout au début, que le stagiaire ait des questions à vous poser. Prenez le temps de l’écouter et de lui répondre pour qu’il se sente en confiance en tant que maître de stage. Venez le voir de temps en temps, demandez-lui si tout est clair et jetez un coup d’œil sur ce qu’il fait. Le temps que vous prenez pour bien former un stagiaire au début est très bénéfique car cela va permettre au stagiaire de devenir autonome plus rapidement que si vous le laissez seul dans son coin.

6. Soyez disponible

Dites bien à votre stagiaire qu’il ne doit pas hésiter à venir vous trouver s’il a des questions à  poser, surtout au tout début du stage lorsqu’il n’a pas encore pris tous ses repères. Si vous ne voulez pas être tout le temps distrait, organisez un petit meeting en début de matinée pour fixer les objectifs de la journée. Rappelez régulièrement au stagiaire qu’il peut vous demander de l’aide lorsque c’est nécessaire.

7. Prévoyez une tâche continue

Il arrivera que votre stagiaire ait réalisé toutes les tâches que vous attendiez de lui et qu’il se trouve alors dans une phase d’attente de votre feedback. Faites en sorte qu’il ne s’ennuie pas et prévoyez, à l’avance, une tâche continue sur laquelle il pourra toujours avancer seul. En effet, vous ne serez pas toujours disponible au moment où il a besoin de vous. C’est la raison pour laquelle vous devez anticiper en tant que maître de stage. Veillez à lui donner une tâche valorisante ; il est hors de question qu’il ait l’impression de travailler pour rien !

8. Donnez un feedback

Lorsque le stagiaire a terminé une tâche qui lui a été assignée, demandez-lui de vous présenter le fruit de son travail. Dites-lui ce qui est positif et ce qui a moins bien été et pour quelle(s) raison(s). Il pourra alors retravailler dessus et vous montrer ensuite l’évolution de son travail jusqu’à atteindre le résultat souhaité. C’est une étape importante pour former un stage efficacement.

9. Écoutez-le

Prenez une demi-heure de votre temps, par exemple les vendredis après-midi, pour avoir un moment de partage avec votre stagiaire. Discutez avec lui du stage, de son ressenti, de ses éventuelles angoisses, etc. Il est important que vous le laissiez s’exprimer sans intervenir directement. Pour cela, veillez à instaurer une relation de confiance avec lui, et ce, dès le départ. Ensuite, réagissez à ce qu’il vient de dire : donnez-lui un retour sur son travail en mettant l’accent sur les points positifs et expliquez-lui comment il pourrait améliorer certaines choses.

10. Prenez-le sur le terrain

Si l’occasion se présente, partez en excursion avec votre stagiaire, que ce soit pour un rendez-vous, une interview ou toute autre chose. Il sera ravi d’être de sortie et de pouvoir partager ce moment avec vous et les personnes rencontrées. Ce sont des expériences inoubliables et cela permet de casser un peu la routine.

11. Aidez-le à grandir professionnellement

Si ce n’est pas encore fait, essayez de convaincre votre stagiaire de s’inscrire sur les différents réseaux sociaux professionnels, en particulier LinkedIn. Le moment est venu pour lui de se créer un réseau et de le faire grandir jour après jour afin d’avoir un profil robuste lorsqu’il commencera à chercher du boulot. N’hésitez pas à le mettre en contact avec des personnes de votre réseau et à recommander ses compétences. Gardez un contact avec lui après le stage tel que, il se souviendra de vous comme un maître de stage génial !