8 conseils pour bien accueillir un stagiaire

C’est la rentrée et les stagiaires investissent les bureaux. Accueillir un stagiaire est votre responsabilité en tant que manager pour qu’il s’adapte au mieux.
Il faut partir du principe qu’on accueille une personne qui n’a pas forcément eu d’autre expérience professionnelle auparavant.
Souvent intimidé par ses premiers pas dans le monde de l’entreprise, celui-ci appréhende souvent son premier jour de stage. Lui réserver un bon accueil est donc primordial.

Faisons le point sur les essentiels !

1. Désigner un responsable de stage

Accueillir un stagiaire et le mettre à l’aise est la première étape maintenant qu’il est prêt à s’impliquer, il faut désigner un responsable de stage et il ne s’agit pas de désigner au hasard un employé, mais de choisir une personne suffisamment pédagogue et qui dispose d’une grande expertise. Dans cette même optique, le tuteur doit être capable de faire preuve de disponibilité et de patience vis-à-vis d’une personne encore inexpérimentée. Plus qu’un accompagnateur administratif, il devra aussi être un conseiller et un motivateur au quotidien. Il occupe donc une fonction essentielle dans l’accompagnement de l’intégration du stagiaire mais aussi dans la vérification de l’acquisition de ses connaissances. Il doit s’engager au côté de l’étudiant pour le faire progresser.

Le choix du tuteur n’est donc pas une chose à prendre à la légère. On ne s’improvise pas maître de stage comme ça !

2. Préparer l'arrivée du stagiaire

Pour bien accueillir un stagiaire, il est essentiel de lui faire ressentir qu’il est attendu au sein de l’entreprise.
Informez les collaborateurs de son arrivée afin d’éviter les effets de surprise lors des présentations.

Veillez à ce que le poste de travail du nouveau venu soit bien aménagé à son arrivée. Les outils adéquats doivent être en place : ordinateur, logiciels, intranet, fournitures de bureau, meubles…

3. Consacrer du temps pour présenter l'entreprise

Avant de commencer son stage, il est impératif pour le stagiaire de mieux connaître l’entreprise ainsi que son fonctionnement.

Comme vous le feriez naturellement pour un nouveau collaborateur, accueillez-le personnellement le premier jour, faites-lui visiter l’ensemble des départements de la société, expliquez-lui l’importance de chacun d’eux et présentez-le à ses nouveaux collègues.

Montrez-lui où se trouvent les toilettes ; le réfectoire, la machine à café, etc.

4. Exposer les règles de l'entreprise

Un rapide retour sur les règles de savoir-être au sein de l’entreprise vous permettra de fixer quelques limites élémentaires.
Détaillez les règles de travail et d’organisation de l’entreprise (les horaires, les pauses, les personnes à contacter en cas d’absence, les informations relatives à la restauration, les consignes de sécurité, etc.) ainsi que les valeurs de l’entreprise (les modes de communication, le vocabulaire, le code vestimentaire, le contexte social et économique et la culture client).

Il est aussi envisageable d’organiser un événement chaleureux (pot d’accueil) pour l’accueillir un stagiaire. C’est un excellent moyen de l’intégrer facilement à votre entreprise.

5. Repréciser ses missions, ce que vous attendez de lui

Bien recevoir un stagiaire, c’est aussi réfléchir très concrètement à ses missions.
Il est important de définir dans un premier temps un cadre et des objectifs clairs et réalisables à atteindre, avec une idée des échéances à respecter.

Quel sera son rôle exact dans ledit projet ? Que peut-il réaliser ? Sous quelle forme ?
Est-ce en relation avec sa formation ? Que va-t-il apprendre ?

Cela l’aidera ainsi à savoir où il va. Un stagiaire apprécie les missions stimulantes intellectuellement et « intenses » dans lesquelles il peut s’impliquer pleinement. Évitez donc de lui confier uniquement des tâches répétitives.

6. Donner des responsabilités

Un suivi appuyé du tuteur doit rapidement laisser place à une confiance mutuelle et une plus grande autonomie. Petit à petit, le stagiaire pourra prendre des initiatives et être plus autonome. Il est donc important de lui donner des responsabilités dans les tâches qui lui sont confiées afin de lui permettre de progresser.

7. Accompagner le stagiaire tout au long du stage

Un stagiaire a aussi besoin de se sentir soutenu et accompagné dans son travail. L’apprentissage est une affaire de temps, de patience et de pédagogie. Il faut apporter une aide mais également un regard critique sur le travail effectué. Apprendre de ses erreurs et surtout comprendre “pourquoi’’, est un bon moyen de progresser. C’est pour cela qu’il est important de faire des points d’étapes réguliers (chaque semaine ou deux fois par mois par exemple) afin que vous puissiez échanger sur le travail effectué.

Est-il bien intégré ? Apprend-il des choses ? Est-ce cohérent avec sa formation ?
Comment se sent-il dans l’environnement de travail ?

Ces entretiens sont l’occasion pour le tuteur d’évaluer la progression de la mission mais aussi de discuter des éventuelles difficultés rencontrées ou des pistes d’amélioration.
Si celui-ci a peu de disponibilité, n’hésitez pas à solliciter d’autres collègues qui aspirent à transmettre leurs expériences.

Enfin, pourquoi ne pas faire bénéficier votre stagiaire d’un programme de formation si cela existe au sein de votre entreprise ?
Un stagiaire apprécie particulièrement de pouvoir acquérir de nouvelles compétences et ainsi développer son employabilité.

8. L’impliquer dans la vie de l'équipe

Proposez au stagiaire de participer aux réunions, aux brainstormings ou aux activités de team building qui ont lieu au sein de l’entreprise.

Vous voilà prêt à accueillir un stagiaire grâce à ces conseils. Cette étape est nécessaire autant pour l’entreprise, que pour le stagiaire. Vous devez donc lui assurer un bon accueil et préparer son arrivée.

Jetez un œil sur l’article comment préparer l’arrivée de votre stagiaire.